La estructura organizacional, punto clave para la motivación

Como ya he mencionado antes la motivación se refiere al resultado de la interacción de los individuos con la situación, entonces, ¿Qué tan motivado puede estar un individuo si la estructura organizacional de su empresa no es la adecuada?. A continuación describiré una serie de fundamentos clave para responder esta pregunta. Primero comenzaré definiendo la estructura organizacional.

Según (Robbins 2004), “una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo” (p. 425)

El diseño de una buena estructura organizacional se basa en seis elementos:

  1. Especialización laboral:  la medida en que las tareas se dividen en trabajos separados en lugar de que un sólo individuo haga todo el trabajo, éste se divida entre varios individuos. esto sirve para que los individuos tengan mejor rendimiento en el trabajo.
  2. Departamentalización: Base en que se agrupan los trabajos. Las tareas se pueden agrupar según las funciones realizadas, por el producto, por la geografía o el territorio, por procesos, o finalmente por el tipo de cliente.
  3. Cadena de mandos: es la línea de de autoridad continua que se extiende de la parte superior, hasta el último escalón de la organización teniendo en claro quién reporta a quién.
  4. Tramo de control: Cantidad de individuos que  un gerente puede dirigir de manera eficiente y eficaz.
  5. Centralización y Descentralización: El que tiene la autoridad para tomar decisiones. “La centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada en un sólo punto de la organización.” (Robbins, 2004, p. 431)
  6. Formación: Medida en que se regirán empleados y administradores con reglas y normas. Se refiere al grado en que las tareas están estandarizadas.

Ahora bien, existen otras sugerencias en cuanto a las estructuras:

  • Estructura simple: Se caracteriza por ser la menos elaborada, su departamentalización es escaso, la autoridad de esta estructura está centralizada en una sola persona y tiene poca formalización.
  • Estructura burocrática: Se refiere a la estructura de tareas operativas más rutinarias y estrictas ya que sus reglas, especialización y regulaciones son muy formalizadas.
  • Estructura matricial: Ésta crea líneas dobles de autoridad combinando así la departamentalización de funciones y productos.
  • Estructura por equipos: Se caracteriza por el uso de equipos como medio central con el fin de coordinar las actividades de trabajo.

Las estructuras organizacionales se originan a partir de cuantro aspectos importantes como:

  • Estrategia: es el medio para que la administración alcance sus objetivos, puede ser de innovación (destaca la introducción de productos o servicios nuevos), de minimización de costos (control rígido de los costos) y de imitación (se pretende hacer nuevos productos viables en otras compañías)
  • Tamaño: se refiere al tamaño de la organización, entre más grande es la organización hay más especialización y departamentalización, pero menos efectividad.
  • Tecnología: “…se refiere a cómo convierte la organización sus insumos en productos” (Robbins, 2004 p. 442),
  • Ambiente: éste debe estar compuesto por las instituciones o fuerzas que son externas a la organización afectando su desempeño.

Estas cuatro causas determinan los diseños estructurales, ya sean mecanicistas (departamentalización excesiva, elevada formalización, y centralización) u orgánicos (estructura plana con poca formalización y toma de decisiones participativa), lo que conduce a un mejor desempeño y satisfacción de los empleados.

Regresando al tipo de estructuras organizacionales existentes,  se ha detectado que las mujeres tienen mayor aptitud que los hombres, en cuanto a habilidades clave necesarias para liderar en una estructura organizacional matricial, tales como la empatía o un buen manejo de conflictos.

Por último, es importante que una empresa cuente con una buena estructura organizacional ya que uno de los beneficios más importantes de esto es mantener un excelente rendimiento y motivación de los empleados dentro de las organizaciones, además de la buena organización por parte de los gerentes.

Referencias:

Conflicto, negociación y motivación

A continuación presentaré tres grandes temas relacionados con las organizaciones, tratando de ligarlos con el objetivo de ofrecer al lector una facilitación sobre el tema visto desde un punto de vista psicológico. Comenzaré definiendo la palabra conflicto.

Según Robbins (2004) el conflicto se refiere a al “…proceso que inicia cuando una parte percibe que otra a afectado negativamente, o esta por afecta algo que a la primera le preocupa” (p. 395)

Pero…¿Por qué hay los conflictos?. Existen teorías que explican esto desde diferentes perspectivas.

  • La teoría tradicional menciona que los conflictos son dados por la violencia, destrucción e irracionalidad.
  • La teoría de las relaciones humanas propone que los conflictos ocurren debido a la naturaleza de todos los grupos y organizaciones, este resultado es inevitable e imposible de eliminar.
  • La teoría interaccionista, sostiene que un grupo armonioso, pacífico, callado y cooperador tiende a tornarse estático, apático e insensible a las necesidades de cambio en innovación, lo que da como resultado la existencia de conflictos. Esta teoría propone dos tipos de conflictos: conflictos funcionales (aquel que sustenta las metas del grupo, mejorando su desempeño) y  conflictos disfuncionales (es el que estorba el desempeño del grupo y por tanto es destructivo). En cuanto al contexto, se dan tres tipos de conflicto: de tareas (Contenido y metas de trabajo), de relaciones (relaciones intrapersonales) y por los procesos(forma de hacer el trabajo).

Entonces…¿Cómo es que se dan los conflictos? El proceso por el cual, surgen los conflictos consta de cinco etapas:

  1. Oposición o incompatibilidad potencial:Se refiere a la presencia de las condiciones que abren nuevas oportunidades para que se origine un conflicto. Esta etapa surge por la comunicación (malos entendidos y “ruido”), la estructura (tamaño del grupo, grado de especialización de las tareas asignadas a los miembros, límites claros, compatibilidad de miembros y metas, estilos de liderazgo, sistemas de recompensas y el grado de independencia entre los grupos) y las variables personales(sistema de valores de los individuos y las características de personalidad).
  2. Cognición y personalización: Sucede cuando el conflicto es percibido y sentido, es decir cuando el individuo asimila y se involucra en el conflicto.
  3. Intenciones:Cuando el el sujeto infiere las intenciones del otro para saber cómo responder a su comportamiento. Regularmente se dan cinco intenciones ante una situación, la competencia, la colaboración la evasión, la cesión o llegar a un acuerdo.
  4. Conducta: Sucede cuando los conflictos se vuelven visibles, abarca declaracines, actos y reacciones.
  5. Resultados: La consecuencia de las anteriores, y pueden ser funcionales (si el conflicto termina mejorando el desepmeño del grupo) o disfuncionales (si el conflicto obstaculiza el mejoramiento del desempeño).

Ahora bien, hablemos de negociación. Según Robbins (2004), la negociación se refiere al “proceso en el que dos o más partes intercambian bienes y servicios y tratan de acordar una tasa de cambio entre ellos” (p. 408), esta es utilizada para estructurar el trabajo de los empleados con el objetivo de satisfacer sus necesidades. 

Existen dos tipos de estrategias para negociar:

  • Negociación distributiva: es pretender dividir una cantidad fija de recursos donde uno corre el riesgo entre ganar o perder. Establece relaciones duraderas y facilita la colaboración en el futuro, su motivación es ganar-perder.
  • Negociación integradora: tiene que buscar uno o más acuerdos que lleven a una situación en la que todos ganen, es decir su motivación es ganar-ganar.

Y, ¿Cómo es que surge la negociación?, La negociación de origina a partior de cinco fases:

  1. Preparación y planeación: responder a las preguntas “¿Cuál es la naturaleza del conflicto?, ¿Cuáles son los antecedentes que desembocaron en esta negociación?, ¿Quiénes estan involucrados y cuál es su impresión del conflicto?… ¿Qué quiere obtener de la negociación?, ¿Cuáles son las metas de usted?…” (Robbins, 2004, p.410)
  2. Definición de las reglas básicas: “¿Quiénes van a negociar?, ¿En dónde?, ¿Qué plazos se fijarán?, ¿A qué temas se limitará la negociación?…”
  3. Aclaración y justificación: es cuando se explican, amplían, aclaran, reforzan, y justifican las demandas originales.
  4. Negociación y solución de problemas: Se hacen concesiones sobre el toma y daca real.
  5. Conclusión e implantación: aqui se debe formalizar el acuerdo alcanzado y posteriormente desarrollar aquellos procesos necesarios, ponerlo en rigor y finalmente supervisarlo.

Un ejemplo claro de estos temas es el caso de El gobierno colombiano y las Farc, los cuales están en un proceso de negociación por el conflicto presentado sobre la obtención de la paz por parte las Farc , siendo esta misma (la paz) su motivación. Los invito a conocer más de esta noticia con el objetivo de que el lector asocie los temas presentados con los conflictos que se presentan día con día.

Por último, es evidente que los conflictos y las negociaciones son puntos claves como parte de de la motivación dentro de las organizaciones ya que los conflictos son una desventaja para los miembros de una organización, lo que dará como resultado el decaimiento de la misma, mientras que las negociaciones servirán como una ventaja para la organización entera, es decir, entre más conflictos, menos motivación y menos mejoramiento, y entre más negociaciones, más motivación y más jefes contentos.

Referencias:

  • Robbins y Judge, (2004). Comportamiento Organizacional. 10° edición, México: Pearson. (Capítulo 14)
  • Fuerzas Armadas Revolucionarias de Colombia. Recuperado el 08 de noviembre de 2012. Disponible en: http://farc-ep.co/
  • RCN Radio. Advierten que negociaciones de paz no deben pasar de un año. Recuperado el 05 de noviembre de 2012. Disponible en: http://www.rcnradio.com/noticias/advierten-que-negociaciones-de-paz-no-deben-pasar-de-un-ano-31092

Temas contemporáneos de liderazgo y motivación.

Para conocer un poco más del liderazgo es necesario definir un termino básico que sirve para que un grupo se vea motivado a seguir a su líder, la confianza.  Se sabe que la confianza “es la esperanza de que otra persona no se conducirá de forma oportunista, por medio de palabras, obras o decisiones.” (Robbins, 2004, p. 336) Ahora mencionaré los elementos, dimensiones  y tipos de confianza que existen.

Los elementos importantes de la confianza son:

  • Familiaridad: Implica la esperanza positiva, en medida que conocemos a las personas, la relación madura y nos sentimos más seguros.
  • Riesgo: Implica la forma oportunista, confiar en alguien con el riego inherente y vulnerable en cualquier relación

Existen cinco tipos dimensiones clave que constituyen este concepto son:

  • Integridad: esta es las más importante de las dimensiones y se refiere a la honestidad y la honestidad.
  • Competencia: esta abarca las habilidades y conceptos técnicos e interpersonales del individuo.
  • Congruencia: se refiere a qué tanto se puede depender de un individuo y que tanto juicio se tiene al manejar una situación.
  • Lealtad: se refiere a la disposición de defender o dar la cara por otra persona
  • Franqueza: es cuando una persona habla con la verdad.

Los tres tipos de confianza:

  • Por disuasión: Cuando la confianza se basa en el miedo a las represalias si ésta es retirada.
  • Por conocimiento: Aquella que se funda en el pronóstico de la conducta por los antecedentes del trato.
  • Por identificación: es la que se basa en la comprensión mutua y el aprecio de los deseos del otro.

Ahora bien hablemos sobre contextualización, contextualizar se refiere a la forma de usar el lenguaje para manejar el significado. Esto es importante en la confianza ya que según Robbins, (2004) “Es una manera en que los líderes influyen en cómo se ven y se entienden los acontecimientos”, (p. 342). Además esto ayuda a que los grupos entiendan el mensaje que su líder trata de trasmitir.

Para Robbin Sharma (1999):

Existen existen tres pasos fundamentales para que los emprendedores exploten en sí mismos las características que poseen en materia de liderazgo: 

1.- Hay que saber identificar a otros líderes al interior de la compañía.

2.- Hay que crear oportunidades y tener buena actitud siempre, esto se refleja en la imagen que se da a los clientes y en la manera en que los empleados se expresan de la organización en que trabajan.

3.- Se debe crear una influencia positiva en otras personas a través de los buenos hábitos. (citado por Mendoza 2012).

Además este autor menciona que para que los empleados expresen sus propias conductas de liderazgo es necesario que sienta que trabaja generando soluciones y que éstas son reconocidas, por ello, es necesario cultivar una serie de elementos entre el personal.

1.- Cultiva responsabilidad: El trabajo no sólo debe ser visto como una actividad por la cual se paga, debe ser vista como un modo de vida en el que existe un grado de responsabilidad por cada acción.

2.- Evita asustar: El empleado que no corre riesgos jamás crecerá, se debe alentar la toma de decisiones de riesgo para que el crecimiento sea mayor.

3.- La relación con los clientes es fundamental: El cliente es como un buen amigo al que no se puede defraudar; cada empleado debe tener en cuenta que este aspecto es fundamental para la competitividad de la empresa.(Sharma 1999 citado por Mendoza 2012)

Por ultimo quisiera concluir que el liderazgo es un tema fundamental para la buena organización de la sociedad, pero una buena sociedad depende de un excelente líder, aquí les comparto un video sobre la parodia de un tipo de liderazgo según la cultura japonesa a ver qué opinan, los invito a compartir sus comentarios:

Referencias:

¿Cómo ser un buen líder?

El liderazgo se refiere a la capacidad de influir en un grupo para conseguir metas. Un buen líder debe tener las siguientes características:

  1. Tener la capacidad de comunicarse.
  2. Inteligencia emocional.
  3. Capacidad de establecer metas y objetivos.
  4. Capacidad de planeación.
  5. Conocer sus fortalezas y las aprovecha al máximo.
  6. Crecer y hacer crecer a su gente
  7. Tener carisma.
  8. Es Innovador.
  9. Ser responsable.
  10. Estar informado.

Un líder debe considerar, ya sea una iniciación de estructura, al definir y estructurar su papel y los de sus subordinados en el intento de conseguir las metas o tener relaciones de trabajo caracterizadas por la confianza mutua, respeto por las ideas de los subordinados y por sus sentimientos, esto para una buena motivación por los integrantes de su grupo.

En la noticia sobre liderazgo ético, se proponen cuatro “virtudes cardinales” para ser un excelente líder eticamente,

estas son: la sabiduría, la justicia, la fortaleza, y la templaza.

Ahora bien la sabiduría se refiere a la habilidad adquirida por medio de la experiencia, donde se sacan conclusiones para darnos mejor entendimiento., la justicia se refiere a la cualidad o virtud de proceder o juzgar respetando la verdad y de poner en práctica el derecho que asiste a toda persona a que se respeten sus derechos, que le sea reconocido lo que le corresponde o las consecuencias de su comportamiento.

La fortaleza por su parte se refiere a la fuerza ya sea física, moral, e incluso emocional, que sirve para afrontar situaciones difíciles. En cuanto a la templanza  es la virtud moral que modera la atracción de los placeres y procura el equilibrio en el uso de los bienes creados.

Por tanto un líder debe tener como punto adicional estas cuatro virtudes motivacionales para influir directamente en su  grupo para conseguir sus metas.

¿Qué cómo ser un buen lider?… teniendo por lo menos cinco de las 10 características de un líder, tener una buena  estructura, al definir, tener relaciones de trabajo caracterizadas por la confianza mutua, respeto por las ideas y  sentimientos de los integrantes de su grupo, y considerar las cuatro virtudes cardinales.

Por último recuerda que el primer consejo para ser un buen líder es tener la virtud para serlo, y tener la virtud es hacer buen uso del libre albedrío,  “la virtud es el orden del amor” (Fernández, 2012)

Referencias:

Comunicación y motivación

Se sabe que la comunicación es esencial dentro de un grupo, la motivación la promueve como factor importante para mantener a un grupo estable.

Una de las fuerzas que más entorpecen el desempeño exitoso de los grupos es la falta de comunicación, es decir, que mientras más disfuncional sea la comunicación más probabilidad de conflictos entre los miembros de un grupo. Esto promueve la idea de que NO puede existir grupos en donde la comunicación sea nula, ya que debe ser entendida por el intercambio de significados entre sus miembros.

Una prueba de ello son las estadísticas que nos muestra Tatiana Gutiérrez en su articulo sobre comunicación empresarial, donde menciona que el 60% de los problemas en las empresas se dan a raíz de la falta                                                                           de comunicación, proponiendo algunos de los problemas de comunicación más recurrentes en las empresas como la falta de líderes preparados, la rivalidad entre áreas y una desorganizada área de Recursos Humanos; dirigido desde mi punto de  vista a la motivación.

Además…al definir el concepto de “comunicación”,  el lector conocerá que ésta (la comunicación) abarca la transferencia y comprensión de significados, siendo sus funciones principales:

  • Control: la comunicación debe “controlar” de distintas maneras la conducta de los miembros en un grupo.
  • Expresión emocional: “… la comunicación permite la expresión emocional de sentimientos y la satisfacción de las necesidades sociales al ser la principal fuente de interacción social, actuando como un mecanismo indispensable para que los empleados externen su frustración y sentimientos de satisfacción” (Robbins Stephen, 2004, p. 284)
  • Información: ésta facilita la toma de decisiones cuando se transmiten datos para identificar y evaluar operaciones alternativas.

Y por último, mi tema principal,

  • Motivación: la comunicación debe fomentar la “motivación” al aclarar a los empleados lo que deben hacer, qué también lo están haciendo y qué puede hacerse para mejorar el desempeño. La motivación es estimulada por el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento de una conducta deseada, para esto siempre se requerirá la comunicación.

Pero sinceramente considero que  no sólo la comunicación influye en la motivación, sino también la motivación en la comunicación, tiene que existir actividad para entonces comunicarme con los demás, es decir, considero simplemente que la motivación y la comunicación son directamente proporcionales, que recordando mis clases de física, esto se refiere que, entre más comunicación, más motivación, y al contrario.

Por último, cabe mencionar que estoy más que de acuerdo en que sin comunicación no hay motivación,  sin motivación no puede existir comunicación, sin comunicación más conflictos entre las personas.

Referencias:

Robbins y Judge, (2004). Comportamiento Organizacional. 10° edición, México: Pearson. (Capítulo 11)

Gutiérrez Tatiana (2012). Mejora tu comunicación con un campamento empresarial. Recuperado el 23 de octubre de 2012. En línea. Disponible en:  http://www.altonivel.com.mx/24023-campamentos-empresariales-solucion-a-tus-problemas-de-comunicacion.html

Motivación de los grupos.

Se sabe que un grupo se define como “…el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos” (Robbins y Judge, 2009, p.219). Estos objetivos específicos relacionados también con la motivación, resultado de la interacción de los individuos, con la situación o los proceso que miden en la intensidad, dirección y persistencia del esfuerzo que realiza un individuo para la consecución de un objetivo.

Al analizar estos conceptos, en la motivación al referirse a los individuos, los grupos recordemos que es el conjunto de individuos, y ambos conceptos se refieren a la consecución de un objetivo, es decir que tato un grupo puede verse motivado en su ámbito laboral.

Existen distintos tipos de grupos:

  • Grupo formal: grupo designado de trabajo definido por una estructura de la organización
  • Grupo informal: el que no está estructurado formalmente ni está determinado por la organización.
  • Grupo de mando: grupo compuesto por individuos que reportan a determinado gerente.}
  • Grupo de tarea: quienes trabajan juntos para completar una tarea.
  • Grupo de intereses: quienes trabajan juntos para alcanzar determinado objetivo que concierne a todos.
  • Grupo de amigos: personas que se reúnen porque tienen una o más características comunes.

Por el simple hecho de que varios individuos compartan el mismo tipo de motivación en su ámbito laboral, se dice que es un grupo. Este grupo puede tener origen cuando cada individuo se siente parte de él, al tener cierta motivación en común con los demás. Después el grupo suele tener conflictos internos resistiendo a sus propias restricciones incluso con el líder del grupo.

Además el grupo comienza por tener relaciones estrechas y cohesión  entre los integrantes, por último el grupo se dedica ya no a conocerse si no a realizar la tarea que le ocupa.

Para que esto quede más claro pondré un ejemplo con el que trataré de explicar lo mejor posible lo anterior:

Supongamos que la motivación en común que tienen algunos individuos, sea el éxito, que según Maslow, se encontraría en el nivel de estima en la jerarquía de las necesidades. Tal vez el grupo definido sería el Grupo de interés, ya que su objetivo es el éxito; en este caso el punto de discusión entre los miembros de este grupo sería el líder, aquel individuo que quisiera llevar mando en el grupo, e incluso ser mejor que los demás. Después de aceptar las reglas del grupo y permanecer en él, los miembros del grupo se dedicaría a “tener éxito”, realizando tareas, y apoyándose entre ellos para lograr el objetivo.

¿Pero cómo hacer para que su objetivo se cumpla?,

Una estrategia general de la organización, determinada por la dirección que orienta la organización para reducir costos, mejorar la calidad, extender la participación en el mercado o reducir el tamaño de las operaciones generales. Además una estructuras de autoridad define a los que toman las decisiones en el grupo, las más convenientes. También las regulaciones formales sirven al grupo para estandarizar el comportamiento de los individuos. La cultura de la organización define los criterios de conductas aceptables e inaceptables de los individuos. Por últimos, es importante la influencia que puede tener el entorno laboral físico que pueden imponer terceros al grupo.

Referencia:

Robbins y Judge, (2009). Comportamiento Organizacional. 10° edición, México: Pearson. (Capítulo 8)

Sobre motivación

Hola, bienvenidos a este su espacio, en donde podrán encontrar una serie de temas sobre psicología, específicamente a la psicología laboral. Este blog ha sido creado por recomendación del Maestro Rodrigo Peniche Amante, que sugiere a sus alumnos de la Facultad de Psicología, tener nuestro propia pagina social-profesional y, mediante la asignatura de Conducta Organizacional y Administrativa surge para ofrecer temas interesantes sobre la misma, espero lo disfruten.  

A continuación presentaré el tema de motivación en el trabajo.

¿Cómo hacer para estar motivado en el trabajo?¿Qué hacer para ver al trabajo con motivación en lugar de verlo con aburrimiento?

Se sabe que la motivación es el resultado de la interacción de los individuos con la situación. pero.. y ¿Qué sucede cuando esta “situación” nos parece tediosa y aburrida?, estar sentado todo el día en una silla contestando el teléfono dando informes sobre una empresa en la que ponemos poco interés.

Maslow habla sobre la teoría de la jerarquía de las necesidades en donde podríamos explicar que se trabaja porque necesitamos tener dinero para mantener nuestras necesidades básicas: las fisiológicas. En cuanto a factores intrínsecos y extrínsecos la Teoría de los dos factores de Frederik Herzberg nos dice que la relación de un individuo con el trabajo es fundamental y que la actitud de alguien hacia el suyo puede muy bien determinar el éxito o el fracaso. Además nos habla sobre los factores de la higiene, que se refieren a los factores adecuados para un puesto para tranquilizar a los trabajadores, como la política y administración de la compañía, la supervisión y el salario. (Stephen P. Robbins, 1994)

Por otro lado, la Teoría de la evaluación cognitiva nos dice que dar recompensas extrínsecas por un comportamiento que ya se premió en forma intrínseca, tiende a abatir el nivel general motivación.

En concreto, basado en algunas teorías sobre la motivación y en mi criterio, podríamos tomar algunos tips para tener una motivación positiva en el trabajo, por ejemplo:

  • De acuerdo con la teoría de Maslow, ver el trabajo como parte de nuestra autorrealización.
  • Que las políticas de la empresa en la que se trabaja sea adecuada o conveniente así como la administración y el salario.
  • Recibir recompensas por comportamiento ya recompensados de forma intrínseca.
  • Sentirse cómodo en cuanto la equidad existente en el trabajo, no sentirnos discriminados de ninguna forma.
  • Crearnos una idea sobre recompensas organizacionales como un bono, un incremento salarial o un asenso.
  • No estresarnos, recordemos que el estrés nos provoca malestares  fisiológicos, psicológicos y en el comportamiento.

Referencia:

Estrés En Las Organizaciones

El Blog De Esaú Ruiz

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Una dosis de informacion

By Alejandra Vázquez M.

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